Zatrudnianie cudzoziemców w gastronomii: zezwolenia na pracę i procedury przy podjęciu pracy

Zatrudnianie cudzoziemców w gastronomii – co warto wiedzieć?

• Cudzoziemiec może pracować w Polsce tylko wtedy, gdy jego pobyt w kraju jest legalny i posiada podstawę dopuszczenia do pracy – zezwolenie na pracę, oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisane do ewidencji oświadczeń albo ustawowe zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia.
• Obywatele Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy mogą wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę maksymalnie przez 24 miesiące, jeżeli podmiot powierzający pracę złoży oświadczenie, a starosta wpisze je do ewidencji oświadczeń. Ta procedura nie dotyczy pracy sezonowej.
• Przy pracy na podstawie oświadczenia podmiot powierzający pracę musi powiadomić urząd o podjęciu pracy w ciągu 7 dni albo o niepodjęciu pracy w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy wskazanego w oświadczeniu.
• Jeżeli cudzoziemiec nie może pracować na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji oświadczeń ani na podstawie przepisu zwalniającego z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, pracodawca musi uzyskać dla niego zezwolenie na pracę, najczęściej typu A.
• Zezwolenie na pracę sezonową dotyczy prac wykonywanych w działalnościach wskazanych w rozporządzeniu i może być wydane na okres do 9 miesięcy w roku kalendarzowym. Ten dokument wydaje starosta.
• Po zatrudnieniu cudzoziemca pracodawca zgłasza go do ZUS w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia i realizuje zwykłe obowiązki pracodawcy, w tym rozliczenia składek oraz podatku.
• Osoba, która ma pracować przy żywności, musi przed dopuszczeniem do pracy posiadać orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych. Dotyczy to każdego pracownika gastronomii, niezależnie od obywatelstwa.

Spis treści: 

1. Jakie są podstawowe zasady legalnego zatrudniania cudzoziemców w gastronomii?
2. Jakie zezwolenia na pracę są wymagane w branży gastronomicznej?
3. Jakie procedury przy podjęciu pracy musi spełnić pracodawca?
4. Podsumowanie

Jakie są podstawowe zasady legalnego zatrudniania cudzoziemców w gastronomii?

Jeżeli chcesz zatrudnić cudzoziemca jako kucharza, pomoc kuchenną czy kelnera, najpierw sprawdź dwie rzeczy: czy przebywa na terytorium Polski legalnie i czy ma podstawę do wykonywania pracy. Niedopełnienie tych formalności może zostać uznane za nielegalne zatrudnienie.

Podstawą legalnego pobytu mogą być na przykład:

• wiza, jeżeli jej cel lub przepisy szczególne pozwalają na pracę,
• ruch bezwizowy, jeżeli w danym przypadku dopuszcza wykonywanie pracy,
• zezwolenie na pobyt czasowy,
• zezwolenie na pobyt stały,
• zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE,
• ochrona czasowa albo inna szczególna podstawa pobytu przewidziana w ustawie. 

Podstawą dopuszczenia do pracy mogą być z kolei:

• zezwolenie na pracę, najczęściej typu A,
• oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisane do ewidencji oświadczeń,
• zezwolenie na pobyt czasowy i pracę,
• zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, które wynika wprost z przepisów. 

Przeczytaj także: Usługi gastronomiczne a VAT. Poznaj przepisy, zasady rozliczania i najczęściej popełniane błędy

Jakie zezwolenia na pracę są wymagane w branży gastronomicznej?

W gastronomii najbardziej typowe formy zatrudnienia cudzoziemców to:

• zezwolenie na pracę typu A (dla pracy na terytorium Polski na rzecz krajowego pracodawcy), 
• zezwolenie na pracę sezonową (dla sezonowych zadań w turystyce/gastronomii) 
• procedura oświadczeniowa (dla obywateli niektórych państw). 

Dla lokalu gastronomicznego najwygodniejsza bywa procedura uproszczona, jeżeli pozwalają na nią obywatelstwo cudzoziemca i rodzaj pracy. Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie wymaga uzyskania zezwolenia na pracę, a wpis do ewidencji oświadczeń powinien nastąpić co do zasady w ciągu 7 dni roboczych, a w sprawach wymagających wyjaśnienia – w ciągu 30 dni. Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje też likwidacja testu rynku pracy, więc pracodawca nie musi już uzyskiwać informacji starosty o braku kandydatów na lokalnym rynku. To właśnie dlatego restauracje, hotele i firmy cateringowe najpierw sprawdzają, czy mogą skorzystać z procedury oświadczeniowej, a gdy praca ma charakter sezonowy – z zezwolenia na pracę sezonową.

Na czym polega procedura oświadczeniowa dla wybranych państw?

Procedura oświadczeniowa pozwala restauracji, hotelowi albo firmie cateringowej zatrudnić cudzoziemca bez uzyskiwania zezwolenia na pracę, ale tylko wtedy, gdy pracodawca złoży oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, a starosta wpisze je do ewidencji oświadczeń. Podstawę prawną stanowią art. 61 ust. 1 i art. 64 ust. 1 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Dz.U. 2025 poz. 621. Krąg państw objętych tą procedurą określa § 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 listopada 2025 r. w sprawie państw, których obywateli mogą dotyczyć oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową, Dz.U. 2025 poz. 1617. Obejmuje ono obywateli Ukrainy, Armenii, Białorusi i Mołdawii.

Wykorzystanie tego sposobu na zatrudnienie cudzoziemca jest możliwe przy pracy niesezonowej, wykonywanej na terytorium Polski, na okres nie dłuższy niż 24 miesiące, przy czym dzień rozpoczęcia pracy wskazany w oświadczeniu musi przypadać nie później niż 6 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia. Jeżeli dana praca mieści się w działalnościach objętych pracą sezonową, trzeba przejść przez procedurę zezwolenia na pracę sezonową, a nie przez oświadczenie.

Samo oświadczenie nie wystarcza jeszcze do legalnej pracy. Kluczowy jest również legalny pobyt cudzoziemca, który uprawnia go do wykonywania pracy w Polsce. Ustawa wskazuje tu między innymi odpowiednią wizę, zezwolenie na pobyt czasowy albo inne uprawnienie pobytowe wymienione w art. 3 ust. 3 o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom.

Kiedy restaurator może skorzystać z procedury oświadczeniowej?

• gdy kandydat jest obywatelem Armenii, Białorusi, Mołdawii albo Ukrainy;
• gdy praca ma być wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• gdy nie jest to praca sezonowa;
• gdy okres pracy wskazany w oświadczeniu nie przekracza 24 miesięcy;
• gdy data rozpoczęcia pracy przypada nie później niż 6 miesięcy od złożenia oświadczenia;
• gdy cudzoziemiec ma także podstawę legalnego pobytu, która pozwala mu pracować.

Co pracodawca musi zrobić krok po kroku?

1. Sprawdź obywatelstwo kandydata i rodzaj pracy. Jeżeli kandydat nie jest obywatelem jednego z czterech wskazanych państw albo praca ma charakter sezonowy, procedura oświadczeniowa odpada.
2. Ustal warunki zatrudnienia. W oświadczeniu trzeba podać m.in.:
• stanowisko lub rodzaj pracy, 
• miejsce wykonywania pracy, 
• okres pracy, 
• rodzaj umowy, 
• wynagrodzenie,
• wymiar czasu pracy albo liczbę godzin.
3. Zbierz dane i dokumenty potrzebne do złożenia oświadczenia. Pracodawca składa oświadczenie przez system teleinformatyczny. Do oświadczenia dołącza opłatę (400 zł), oświadczenie o niekaralności oraz dokumenty potwierdzające dane wpisane do oświadczenia. 
4. Złóż oświadczenie do właściwego starosty. Właściwy jest starosta ze względu na siedzibę restauracji albo miejsce stałego pobytu pracodawcy.
5. Poczekaj na wpis do ewidencji oświadczeń. Jeżeli sprawa nie wymaga dodatkowych wyjaśnień, wpis albo odmowa powinny nastąpić w terminie 7 dni roboczych. Jeżeli urząd prowadzi postępowanie wyjaśniające, termin wynosi 30 dni.
6. Podpisz z cudzoziemcem pisemną umowę zgodną z oświadczeniem. Jeżeli umowa jest po polsku, a cudzoziemiec nie zna polskiego, przed podpisaniem trzeba przekazać mu jej treść na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej. Przy pracy na podstawie oświadczenia pracodawca ma obowiązek dopełnić formalności, jaką jest przesłanie kopii umowy w języku polskim właściwemu organowi jeszcze przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy.
7. Przekaż cudzoziemcowi wpisane oświadczenie i dopuść go do pracy dopiero wtedy, gdy ma legalny pobyt uprawniający do pracy. Bez tego zatrudnienie nadal będzie nielegalne.
8. Po rozpoczęciu pracy dopełnij obowiązków zgłoszeniowych. Starostę trzeba powiadomić o podjęciu pracy w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy, a o niepodjęciu pracy w terminie 14 dni od dnia wskazanego w oświadczeniu. Jeżeli dana umowa podlega ubezpieczeniom, cudzoziemca trzeba też zgłosić do ZUS.

Jakie dokumenty i dane powinien przygotować cudzoziemiec?

• ważny dokument podróży albo inny ważny dokument tożsamości;
• dane identyfikacyjne, w tym imię i nazwisko, obywatelstwo, numer dokumentu podróży, datę jego wydania i ważności;
• jeżeli przebywa już w Polsce – dane dotyczące wizy albo karty pobytu i okresu ważności tego dokumentu;
• informację, na jakiej podstawie przebywa na terytorium Polski i czy ta podstawa pozwala mu pracować;
• po wpisie oświadczenia – powinien otrzymać od pracodawcy kopię wpisanego oświadczenia i pisemną umowę.

Kiedy niezbędne jest zezwolenie na pracę typu A?

Zezwolenie na pracę typu A jest potrzebne wtedy, gdy cudzoziemiec ma wykonywać pracę w Polsce na podstawie umowy z polskim pracodawcą, a nie można zastosować procedury oświadczeniowej ani innej podstawy legalnej pracy. Podstawę prawną wydania pozwolenia na pracę typu A stanowią art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 8 ust. 1 i art. 26 ust. 1 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. O takie zezwolenie występuje pracodawca, a właściwym organem jest wojewoda właściwy ze względu na siedzibę restauracji, hotelu albo firmy cateringowej.

Z takim pozwoleniem na pracę można zatrudnić pracownika nie będącego obywatelem Polski na podstawie umowy o pracę albo umowy cywilnoprawnej. Jeżeli praca ma charakter sezonowy, nie składa się wniosku o zezwolenie typu A, tylko wniosek o zezwolenie na pracę sezonową. 

Dodatkowo od 1 czerwca 2025 r. nie ma już testu rynku pracy, ale wojewoda nadal może odmówić wydania zezwolenia, gdy zawód znajduje się na lokalnej liście zawodów, dla których ograniczono dostęp cudzoziemców do rynku pracy – wynika to z art. 31 ust. 1-3 ustawy z 20 marca 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 621.

Kiedy pracodawca może skorzystać z tej procedury?

• gdy cudzoziemiec ma wykonywać pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dla polskiej restauracji, hotelu albo firmy cateringowej,
• gdy podstawą pracy ma być umowa z polskim pracodawcą,
• gdy nie można zastosować procedury oświadczeniowej,
• gdy cudzoziemiec nie ma innej podstawy legalnej pracy, na przykład zwolnienia ustawowego albo zezwolenia na pobyt czasowy i pracę,
• gdy nie chodzi o pracę sezonową.

Jak uzyskać zezwolenie na pracę typu A w Polsce krok po kroku?

1. Sprawdź, czy zezwolenie typu A jest w ogóle potrzebne.
2. Ustal dokładne warunki pracy. We wniosku musisz wskazać: 
• okres pracy, 
• stanowisko albo rodzaj pracy, 
• miejsce wykonywania pracy, 
• podstawę prawną zatrudnienia, 
• wymiar czasu pracy albo liczbę godzin,
• najniższe wynagrodzenie. 
3. Przygotuj dane firmy i dane cudzoziemca. Wniosek musi zawierać dane pracodawcy, w tym nazwę, adres, NIP, REGON albo dane z CEIDG lub KRS, a także dane cudzoziemca, w tym imię i nazwisko, obywatelstwo oraz dane dokumentu podróży. 
4. Zbierz wymagane załączniki. Pracodawca dołącza do wniosku oświadczenie o niekaralności zgodne ze stanem faktycznym i podpisane nie wcześniej niż 30 dni przed złożeniem wniosku, dokumenty potwierdzające dane i warunki wskazane we wniosku oraz potwierdzenie opłaty. 
5. Wnieś opłatę i złóż wniosek online. Wniosek składa się za pomocą systemu teleinformatycznego. Od 1 grudnia 2025 r. opłata wynosi 200 zł, gdy praca ma trwać do 3 miesięcy, i 400 zł, gdy ma trwać dłużej niż 3 miesiące. 
6. Po uzyskaniu decyzji podpisz umowę zgodną z zezwoleniem. Warunki z umowy muszą odpowiadać warunkom wskazanym w zezwoleniu. Pracodawca ma też obowiązek przesłać organowi, który wydał zezwolenie, kopię umowy w języku polskim przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi.
7. Pilnuj przestrzegania obowiązków po wydaniu zezwolenia. Pracodawca musi zawiadomić wojewodę między innymi wtedy, gdy nastąpiła zmiana siedziby, nazwy albo formy prawnej firmy, nastąpiło przejście zakładu pracy, zmieniła się nazwa stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków, cudzoziemiec nie podjął pracy w ciągu 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia, przerwał pracę na ponad 2 miesiące albo zakończył ją wcześniej niż 2 miesiące przed końcem ważności zezwolenia. Powiadomienie składa się przez system teleinformatyczny w terminie 7 dni.

Jakie dokumenty i dane powinien przygotować cudzoziemiec?

• dane osobowe: imię i nazwisko, obywatelstwo, data urodzenia albo PESEL,
• dane ważnego dokumentu podróży, a zwykle także kopię jego stron z danymi osobowymi,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje, jeżeli chodzi o zawód regulowany,
• po uzyskaniu zezwolenia – także podstawę legalnego pobytu, która pozwala zacząć pracę.

Na jaki okres wydawane jest zezwolenie typu A?

Co do zasady zezwolenie wydaje się na czas określony nie dłuższy niż 3 lata. Tak stanowi art. 15 ustawy o warunkach pracy powierzanej cudzoziemcom.

Przeczytaj także: Wynagrodzenie za część miesiąca – jak rozliczyć pracownika?

Jakie procedury przy podjęciu pracy musi spełnić pracodawca?

Jeżeli zatrudniasz cudzoziemca w gastronomii na terytorium RP, nie wystarczy samo uzyskanie oświadczenia albo zezwolenia na pracę. Przed dopuszczeniem tej osoby do pracy musisz dopełnić też obowiązków wobec urzędu skarbowego oraz ZUS. Co więcej, każdy pracownik gastronomii musi posiadać tzw. książeczkę sanepidowską, czyli orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych.

Jakie obowiązki informacyjne ma pracodawca względem ZUS i urzędów pracy?

Pracodawca musi po rozpoczęciu pracy cudzoziemca dopełnić obowiązków wobec ZUS oraz – zależnie od podstawy zatrudnienia – wobec starosty albo wojewody. Jeżeli umowa rodzi obowiązek ubezpieczeń, cudzoziemca zgłasza się do ZUS w ciągu 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczenia. Wynika to z art. 36 ust. 1, 2 i 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, Dz.U. 2025 poz. 350. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZUA, gdy pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu, albo na formularzu ZUS ZZA, gdy zgłoszenie dotyczy tylko ubezpieczenia zdrowotnego. ZUS wskazuje też, że później płatnik składa dokumenty rozliczeniowe, w szczególności ZUS DRA i ZUS RCA, a w razie potrzeby także ZUS RSA lub ZUS RPA. 

Jeżeli cudzoziemiec pracuje na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji oświadczeń, pracodawca ma obowiązek powiadomić starostę, który wpisał oświadczenie, o podjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy – albo o niepodjęciu pracy – w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy wskazanego w ewidencji oświadczeń. Tak stanowi art. 70 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom.

A gdy pracuje na podstawie zezwolenia na pracę, obowiązki informacyjne dotyczą organu, który to zezwolenie wydał, czyli najczęściej wojewody. Pracodawca przekazuje temu organowi kopię umowy w języku polskim przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi – zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Musi też w terminie 7 dni zgłosić wskazane w ustawie zmiany, na przykład zmianę siedziby firmy, przejście zakładu pracy lub sytuację, w której cudzoziemiec nie podjął pracy w ciągu 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia. Wynika to z art. 18 ust. 2, art. 19 oraz art. 20 ust. 1 tej samej ustawy. 

Jakie wymagania sanitarno-epidemiologiczne dotyczą cudzoziemców w gastronomii?

Cudzoziemiec zatrudniony w gastronomii musi przed dopuszczeniem do pracy przy żywności posiadać aktualne orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych. Ten obowiązek nie zależy od obywatelstwa. Dotyczy każdej osoby, która wykonuje prace, przy których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia na inne osoby. Podstawę prawną stanowią art. 6 ust. 1 pkt 5 oraz art. 7 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, tekst jedn. Dz.U. 2025 poz. 1675. 

Podsumowanie

Świadczenie usług żywnościowych to nie lada wyzwanie, a zatrudnianie cudzoziemców w gastronomii wymaga dopilnowania formalności związanych z legalną pracą, zgłoszeniami do urzędów i badaniami sanitarno-epidemiologicznymi, co w niektórych sytuacjach może wiązać się z dodatkowymi procedurami. Prowadząc lokal, musisz równocześnie dbać o sprawy kadrowe i sprawne zaplecze kuchenne, dlatego równie ważny jest dobór niezawodnego wyposażenia. 

Na stronie Technica znajdziesz sprzęt gastronomiczny dla restauracji, hoteli i cateringu, a także części zamienne, serwis pogwarancyjny oraz usługi projektowe dopasowane do potrzeb lokalu, które ułatwią Ci codzienne obowiązki związane z prowadzeniem profesjonalnej kuchni.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Dz. U. 2025 poz. 621, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000621/T/D20250621L.pdf
2. ROZPORZĄDZENIE MINISTRA RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 21 listopada 2025 r. w sprawie państw, których obywateli mogą dotyczyć oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250001617/O/D20251617.pdf
3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, Dz.U. 2025 poz. 350, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000350/U/D20250350Lj.pdf
4. Ustawa z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, tekst jedn. Dz.U. 2025 poz. 1675, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250001675/U/D20251675Lj.pdf