Plan urlopów w gastronomii bez chaosu – sprawdzone metody i narzędzia

Plan urlopów – co warto wiedzieć?

• Kodeks Pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zapewniania pracownikom urlopu wypoczynkowego w określonym wymiarze.
• O ile urlopy macierzyńskie można łatwo wdrożyć do planu urlopowego, o tyle niespodziewane absencje czy długie urlopy w szczycie sezonu wakacyjnego stanowią poważne zagrożenie dla płynności pracy w gastronomii.
• Jeśli sporządzisz plan urlopów z wyprzedzeniem, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i własne potrzeby biznesowe, uda Ci się wypracować kompromis korzystny dla obu stron.
• Plany urlopowe warto planować w specjalnych narzędziach lub arkuszach, które ułatwią identyfikowanie problematycznych terminów i szukanie zastępstw na ostatnią chwilę.
• Chociaż plan urlopów podaje pracodawca, może pogodzić w nim i wnioski pracowników, i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy – z myślą o morale zespołu i dobrej atmosferze w zespole.

Spis treści:

1. Plan urlopów – co warto wiedzieć?

2. Plan urlopów w gastronomii – klucz do sprawnej organizacji pracy

3. Najczęstsze wyzwania przy planowaniu urlopów w gastronomii

4. Sprawdzone metody planowania urlopów, które eliminują chaos

5. Narzędzia do zarządzania planem urlopów w gastronomii

6. Komunikacja i współpraca zespołowa – klucz do skutecznego planu urlopów

7. Jak wdrożyć efektywny plan urlopów w gastronomii – krok po kroku

8. Korzyści płynące z dobrze zaplanowanego planu urlopów w gastronomii

9. Podsumowanie

Plan urlopów w gastronomii – klucz do sprawnej organizacji pracy

Dlaczego to właśnie w gastronomii plan urlopów okazuje się takim wyzwaniem? Wszystko sprowadza się tu do specyfiki tej branży, która jest bardzo sezonowa. Choć dużo zależy tu od profilu działalności, wypracowanej renomy i jeszcze innych czynników, wielu klientów najchętniej jada poza domem przy ładnej pogodzie, którą w Polsce najłatwiej w sezonie wakacyjnym – wtedy, gdy do danego pracodawcy wpływa zawsze najwięcej wniosków urlopowych.

Problemy może również generować stosunkowo duża rotacja pracowników wynikająca z tego, że dużą ich część stanowią osoby zatrudnione sezonowo lub często zmieniające miejsce zatrudnienia. To oznacza rotacyjny grafik pracy i dodatkową trudność przy ustalaniu planu urlopów.

Trzeba też pamiętać, że w gastronomii każde przeziębienie oznacza najczęściej czasową niezdolność do pracy wskutek choroby, ze względu na kontakt z żywnością. Wiele prac w kuchni lub na sali równa się też dużej ilości pracy fizycznej, której nie mogą wykonywać np. w kobiety w ciąży – stąd zwolnienia lekarskie już od początku ciąży i następujące po nich urlopy macierzyńskie. Wszystko to może oznaczać poważne zakłócenia toku pracy i niekiedy konieczność przesunięcia terminu urlopu przez kadrę, aby zapewnić płynność działania lokalu gastronomicznego.

Najczęstsze wyzwania przy planowaniu urlopów w gastronomii

Obowiązek tworzenia planu urlopów z wyprzedzeniem ma szczególne znaczenie w tej branży, w której nieobecność pracownika może utrudnić lub wręcz uniemożliwić realizowanie usług na rzecz klientów. Choć prawo zobowiązuje Cię do tego, by wziąć pod uwagę wnioski pracowników z tym samym terminem urlopu, musisz jednocześnie pamiętać o konieczności zapewnienia normalnego toku pracy – aby biznes mógł działać i zarabiać.

Już sama sezonowość i rotacyjność grafiku niesie za sobą spore wyzwanie. Gdy zakłada on niestandardowe godziny pracy, a każde przeziębienie może równać się niespodziewanej absencji, plan urlopu wymaga dostępu do elastycznych pracowników, którzy w razie potrzeby są w stanie zareagować na nagłe zmiany w harmonogramie pracy.

Gdy ustalasz plan urlopu, musisz też mieć na uwadze to, że nie w każdej firmie z branży gastronomicznej obowiązuje standardowy, 8-godzinny system pracy. Często spotykany jest natomiast system równoważny lub weekendowy, co może utrudniać przeliczanie godzin urlopu wypoczynkowego i zaplanowanie pracy reszty zespołu.

Sprawdzone metody planowania urlopów, które eliminują chaos

Zasady tworzenia planu urlopowego należy dopasować do Kodeksu Pracy i specyfiki danej branży, ale też do potrzeb i możliwości konkretnego biznesu. Aby ułatwić sobie to zadanie, możesz skorzystać z poniższych wskazówek:

• przed upływem każdego miesiąca zbieraj wnioski pracowników dotyczące dni urlopu na cały kolejny miesiąc – aby mieć dostateczną ilość czasu na znalezienie zewnętrznej pomocy, jeśli zajdzie taka potrzeba,
• ustal, że plan urlopów podaje pracodawca 1. dnia miesiąca i w planie uwzględnia się okres aż do jego końca. Dzięki temu pracownicy mają jasną sytuację, jak będą wyglądać ich obowiązki w długiej perspektywie i kogo nie będzie w pracy w kolejnych dniach,
• zarządź, że zgody są udzielane zgodnie z terminem złożenia wniosków – im szybciej zostanie zgłoszona chęć wzięcia urlopu w danym terminie, tym większa szansa na pozytywną odpowiedź,
• staraj się zawsze mieć w budżecie firmowym zapas gotówki na zatrudnienie pracowników sezonowych lub opłacenie nadgodzin obecnej kadry. Gdy zaskoczy Cię nagła absencja połowy zespołu (np. ze względu na chorobę), łatwo pokonasz ten problem, jeśli masz odpowiednie zaplecze finansowe na takie nagłe sytuacje,
• przyjmij politykę niezmieniania raz ustalonych planów. Jeśli wniosek urlopowy został przyjęty u danego pracodawcy, urlop powinien się odbyć. Jego przesuwanie na inny termin mogłoby wprowadzić duży chaos w i tak już skomplikowanym grafiku.

Od powyższych zasad z pewnością będą obowiązywać jakieś wyjątki, bo nie wszystkie sytuacje życiowe można przewidzieć ze stuprocentową pewnością, np. wypadek, nagłą chorobę czy śmierć w rodzinie. Trzymając się tego systemu w większości przypadków, ograniczysz jednak znacząco nieporozumienia i konflikty, a jednocześnie zapewnisz pracownikom poczucie sprawiedliwego i transparentnego traktowania. Skoro zgody są udzielane zgodnie z regulaminem, każdy ma jednakowe szanse na otrzymanie urlopu w czasie trwania wakacji czy w przerwie świąteczno-noworocznej.

Narzędzia do zarządzania planem urlopów w gastronomii

Gdy masz do czynienia z tak skomplikowanym i wielowymiarowym planem urlopów, jak w gastronomii, umieszczanie wszystkiego w papierowym kalendarzu nie zda egzaminu. Wystarczy zapomnieć o wpisaniu jednego wniosku pracowników, aby w grafiku powstała dziura, której zapełnienie na ostatnią chwilę będzie dużym problemem.

Z tego powodu warto wesprzeć się nowoczesnymi rozwiązaniami, aby sporządzić plan urlopów sprawniej i z mniejszym prawdopodobieństwem wystąpienia błędów. Dużym ułatwieniem okaże się już sam arkusz w Excelu lub Google Docs – zaprojektowany w taki sposób, aby automatycznie podkreślać pokrywające się plany urlopów pracowników i ściągać na nie Twoją uwagę. W Internecie znajdziesz przygotowane na gotowo formuły, które wystarczy pobrać i uzupełnić własnymi danymi, a planowanie urlopów wypoczynkowych okaże się prostsze niż dotychczas.

W takim współdzielonym arkuszu pracownicy mogą również wpisywać dodatkową dyspozycyjność w popularnych terminach urlopów, co ułatwi Ci organizację zastępstwa. Bardzo możliwe, że znajdzie się samo, bez konieczności angażowania się w szukanie kogoś wolnego w okresie urlopu wypoczynkowego danego pracownika.

Do Twojej dyspozycji są również bardziej profesjonalne systemy, które oferują przydatne funkcje, np.

• przyjmowanie wniosków i wiadomości pracowników w formie cyfrowej zamiast papierowej,
• automatyczną analizę wniosków pod kątem ewentualnych konfliktów w grafiku pracy w danym okresie,
• uwzględnienie niestandardowej polityki w stosunku do konkretnych pracowników, np. ze względu na weekendowy czy równoważny tryb pracy,
• rozliczanie urlopu macierzyńskiego zgodnie z aktualnymi przepisami,
• ustalanie niestandardowych ścieżek zatwierdzeń planu urlopów przyjętych u danego pracodawcy, np. z powodu konieczności wcześniejszego znalezienia zastępstwa.

Choć mogą ułatwić organizację pracy i planu urlopów w firmie, trzeba mieć na uwadze to, że są to narzędzia płatne i stosunkowo drogie, co oznacza kolejne koszty prowadzenia działalności. Dodatkowo, wdrażanie do systemu każdej osoby zatrudnionej sezonowo i zmieniającej zatrudnienie po kilku tygodniach czy miesiącach oznacza duży nakład pracy administracyjnej, na co nie zawsze jest czas.

Komunikacja i współpraca zespołowa – klucz do skutecznego planu urlopów

W teorii, plan urlopów ustala pracodawca, który może wziąć pod uwagę wnioski pracowników, ale nie ma takiego obowiązku. W praktyce oznacza to, że w świetle przepisów prawa pracy możesz ustalić zmianę terminu urlopu, jeśli żądanie pracownika przypada na okres braków kadrowych. W ostateczności niewykorzystane dni wolne mogą nawet zostać przesunięte na kolejny rok. O ile ten skorzysta w końcu z przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, nie złamiesz Kodeksu Pracy i nie spotkają Cię żadne negatywne konsekwencje z tego tytułu.

Musisz jednak liczyć się z tym, że takie podejście może się szybko zemścić pod postacią zmniejszenia morale zespołu oraz zwiększenia rotacji wśród pracowników niezadowolonych z warunków zatrudnienia. Stawiając na przejrzystość komunikacji i biorąc pod uwagę wnioski oraz indywidualne wiadomości pracowników, możesz zyskać o wiele więcej korzyści. Będzie to jednak wymagać od Ciebie koncentracji, zaangażowania i poświęcenia odpowiedniej ilości czasu, aby sporządzić plan urlopów przedstawiający kompromis między dobrobytem pracowników i koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy niezależnie od okoliczności.

Wbrew pozorom, tworzenie planu urlopów wypoczynkowych ułatwi także posiadanie zgranego zespołu, który wspiera się w codziennych obowiązkach i pracuje z myślą o wspólnym celu, a nie o jak najszybszym powrocie do domu. Nie lekceważ zatem kwestii dotyczących integracji, gdy tylko jest na to czas, i reaguj na wiadomości pracowników odnośnie do atmosfery w zespole. Im lepiej ludzie czują się w otoczeniu współpracowników, tym chętniej godzą się na ich zastąpienie w kryzysowej sytuacji.

Jak wdrożyć efektywny plan urlopów w gastronomii – krok po kroku

Zaplanowanie urlopów w firmie zgodnie z Kodeksem Pracy, własnymi potrzebami biznesowymi i oczekiwaniami pracowników jest możliwe, o ile odpowiednio się zorganizujesz. Wypracuj w tym celu odpowiedni proces składający się z kilku etapów.

1. Analiza potrzeb operacyjnych w długiej perspektywie – zapytaj pracowników o wstępne plany urlopowe z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, a przed „gorącymi okresami” zatrudnij sezonowe wsparcie, aby odciążyć stały zespół bez konieczności odmawiania dni urlopu pracownikom zatrudnionym na stałe.
2. Wybór narzędzia do prowadzenia ewidencji urlopów – o ile nie zatrudniasz tylko 1-2 osób, przyda Ci się profesjonalne wsparcie w zarządzaniu tym procesem. Na małą skalę sprawdzi się tu arkusz w Google Docs, a na większą specjalny program kadrowy.
3. Zbieranie wniosków urlopowych – pracodawca, biorąc pod uwagę potrzeby pracowników i biznesu, decyduje o ich przyjęciu lub odrzuceniu.
4. Regularne aktualizowanie planu urlopowego – trzeba go monitorować i zmieniać, gdy pojawiają się jakieś niespodziewane absencje czy wypowiedzenia umowy ze strony pracowników. Trzymanie ręki na pulsie to klucz do dobrze opracowanego grafiku pracy w gastronomii.

Korzyści płynące z dobrze zaplanowanego planu urlopów w gastronomii

Chociaż w każdej branży można wiele zyskać, sporządzając plan urlopów z wyprzedzeniem, zanim jeszcze zaczną wpływać wnioski pracowników, w gastronomii ma to szczególne znaczenie. Przygotowując się wcześniej do sezonu na letnie czy okołoświąteczne urlopy wypoczynkowe, możesz spełnić obowiązki nakładane na Ciebie przez Kodeks Pracy, a jednocześnie osiągnąć dodatkowe korzyści, w tym:

• szansę na lepszą organizację pracy w sposób niekolidujący z planem urlopów, np. poprzez zapewnienie płynności operacyjnej i zatrudnienie dodatkowych pracowników sezonowych,
• unikanie niedoborów kadrowych, które mogłyby negatywnie płynąć na biznes,
• zmniejszenie konfliktów z zatrudnionymi z powodu niezaakceptowanego urlopu wypoczynkowego, a tym samym zmniejszenie rotacji w zespole,
• poprawę morale zespołu, który wie, że wnioski pracowników nie są automatycznie odrzucane w popularnych terminach urlopu, lecz analizowane i uwzględniane w planie urlopów.

Podsumowanie

Zgodnie z Kodeksem Pracy plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników, i konieczność utrzymania płynności pracy – o ile na miejscu nie działa zakładowa organizacja związkowa. Choć wymaga to trochę wysiłku, wypracowanie kompromisu na tym polu jest możliwe, zwłaszcza przy skorzystaniu z narzędzi do automatyzacji i wcześniejszym zadbaniu o morale zespołu.

Planowanie urlopów to ważny element prowadzenia lokalu gastronomicznego, ale nie należy też zapominać o innych aspektach tego biznesu, jak właściwe wyposażenie kuchni. W sklepie Technica znajdziesz szeroki wybór artykułów od czołowych producentów – od mebli i AGD, przez naczynia kuchenne, odzież dla gastronomii aż po drobne akcesoria ułatwiające codzienne prace. Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci w doborze takich rozwiązań, które najlepiej odpowiadają specyfice Twojej firmy!