Jak zrobić grafik pracy w restauracji, który działa? Praktyczny poradnik

Grafik w restauracji – co warto wiedzieć?

• Źle zaplanowany harmonogram czasu pracy indywidualnej ma negatywny wpływ na poziom jakości obsługi gości w restauracji.
• Równomierne rozłożenie zmian w grafiku sprzyja stabilności zatrudnienia.
• Komunikacja z zespołem podczas tworzenia harmonogramu ogranicza konflikty kadrowe.
• Narzędzia cyfrowe skracają czas sporządzania grafiku i redukują w nim błędy.

Spis treści:

1. Grafik w restauracji – co warto wiedzieć?

2. Grafik pracy w restauracji – dlaczego jest tak ważny?

3. Najważniejsze zasady tworzenia skutecznego harmonogramu pracy

4. Jak zbierać informacje potrzebne do stworzenia grafiku?

5. Praktyczne kroki do stworzenia grafiku pracy, który działa

6. Narzędzia i aplikacje wspierające planowanie harmonogramu czasu pracy

7. Jak utrzymać porządek i motywację dzięki dobremu grafikowi?

8. Długofalowe korzyści z dobrze zaprojektowanego grafiku pracy

9. Podsumowanie

Grafik pracy w restauracji – dlaczego jest tak ważny?

Harmonogram pracy w lokalu gastronomicznym to znacznie więcej niż rozpiska zmian. To element, który ma istotny wpływ na:

• jakość obsługi klientów,
• satysfakcje zespołu i jego zaangażowanie w pracę,
• rentowność restauracji.

Niewłaściwie przygotowany grafik pracy generuje opóźnienia, przeciążenia pracowników i nierówne rozłożenie obowiązków między nimi. Brak zorganizowanego planu zmian naraża również restauracje na chaos w godzinach szczytu. W skrajnych przypadkach może być również przyczyną kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy i pociągnięcia do odpowiedzialności właścicieli lokali w wyniku konsekwencji złamania przepisów prawa pracy.

Dlatego jeśli chcesz, aby Twoja restauracja funkcjonowała sprawnie, zarządzanie personelem stało się prostsze, a zmiany sezonowe lub niespodziewane wydarzenia mniej stresujące powinieneś odpowiednio podejść do tworzenia grafików pracy.

Najważniejsze zasady tworzenia skutecznego harmonogramu pracy

Podchodząc do tworzenia grafików, musisz pamiętać o trzech żelaznych zasadach. Dzięki nim będzie on zarówno zgodny z przepisami kodeksu pracy, jak i skuteczny.

Po pierwsze, tworząc harmonogram pracy zmianowej, zacznij od uwzględnienia dostępności pracowników. Wymagać to będzie od Ciebie wcześniejszego ustalenia z nimi, w jakie dni mogą przyjść do pracy, a kiedy potrzebują wolnego. Dzięki temu unikniesz niezadowolenia zespołu. Pozwoli Ci to też wyeliminować sytuacje, w których podwładny nie stawi się w pracy, wykorzystując urlop na żądanie.

Po drugie, zadbaj o prawidłowy i sprawiedliwy rozkład czasu pracy pracowników. Równomiernie rozdziel zmiany poranne, popołudniowe i wieczorne między wszystkich członków zespołu. Sprawi to, że nie będą oni przeciążeni, co przełoży się na lepiej wykonywane przez nich obowiązki zawodowe.

Po trzecie, podczas tworzenia grafików miej na uwadze to, aby nie naruszały przepisów prawa pracy. Zgodnie z nimi:

• wymiar czasu pracy pracowników wraz z nadgodzinami nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin tygodniowo w danym okresie rozliczeniowym,
• między zmianami musi występować minimum 11 godzin przerwy,
• grafik pracy powinien uwzględniać odpoczynki dobowe – muszą one wynosić minimum 35 godzin, jeśli obowiązuje załogę 5-dniowy tydzień pracy,
• harmonogram musi być udostępniony dla pracowników z odpowiednim wyprzedzeniem, minimum na 7 dni przed rozpoczęciem okresu pracy w formie papierowej lub elektronicznej.

Przygotowując grafik pracy, zachowaj również elastyczność, która ułatwi Ci zapanować nad nieobecnościami lub sytuacjami, kiedy wzmożony ruch wymaga jednak wezwania do pracy większej liczby personelu. Weź też pod uwagę zaplanowane urlopy pracowników i ich indywidualne potrzeby.

Jak zbierać informacje potrzebne do stworzenia grafiku?

Aby stworzyć skuteczny grafik pracowniczy w restauracji, musisz opierać się na twardych danych. Największe znaczenie w jego przypadku mają informacje związane z:

• dostępnością pracowników,
• sezonowym natężeniem ruchu w lokalu.

Pierwsze z nich znajdziesz przede wszystkim w planie urlopowym, w którym powinny być zapisane dni wolne, które mają zostać przyznane personelowi na pisemny wniosek pracownika. Oprócz tego dostarczy Ci je także zbieranie deklaracji od podwładnych. Możesz to tego wykorzystać prosty formularz Google lub arkusz Excela. Dzięki temu będziesz mógł dopasować grafik do indywidualnych potrzeb pracowników i lepiej zarządzać organizacją pracy całego lokalu.

Informacje o sezonowym natężeniu ruchu w restauracji dostarczą Ci z kolei dane z systemu POS. Liczba transakcji w wybranych godzinach czy dniach tygodnia da Ci czytelną wskazówkę, kiedy restauracja potrzebuje pełnej obsady.

Przygotowując indywidualny rozkład czasu pracy dla każdego pracownika w sezonie letnim oraz w okresie świątecznym weź również pod uwagę to, że dodatkowe zmienne, takie jak festiwale, ferie czy urlopy mogą wpływać zarówno na nieobecności pracowników, jak i obłożenie lokalu.

Praktyczne kroki do stworzenia grafiku pracy, który działa

Dobry schemat działania to podstawa tego, jak szybko zrobić grafik pracy i nie głowić się nad nim za każdym razem. Wbrew pozorom wystarczy tylko 5 kroków, aby skuteczniej zarządzać zasobami ludzkimi w Twojej firmie.

1. Ustal ramy czasowe, które będzie obejmował harmonogram pracy zmianowej – czy będzie to grafik tygodniowy, a może miesięczny, z którym pokrywa się okres rozliczeniowy.
2. Przeanalizuj dane o ruchu w lokalu i dostępności pracowników – uzyskasz je w prosty sposób na podstawie informacji z POS, historii sprzedaży oraz deklaracji zespołu danym miesiącu czy tygodniu.
3. Stwórz wstępny grafik pracy – przydziel personelowi zmiany, uwzględniając przy tym rodzaj umowy i warunki zatrudnienia każdej osoby, które mają wpływ na to, ile trwa w ich przypadku doba pracownicza, a także odpoczynki dobowe.
4. Zweryfikuj wstępny grafik pracy z zespołem – zaprezentuj im, jak będzie wyglądał ich harmonogram czasu pracy w danym okresie, dzięki czemu unikniesz zbędnych konfliktów oraz ewentualnych zmian na ostatnią chwilę.
5. Udostępnij gotowy grafik pracy dla pracowników – zrób to co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy. Po jego opublikowaniu w łatwo dostępnej formie, np. przez aplikację mobilną lub w formie wydruku na zapleczu, każdy będzie się mógł z nim zapoznać, a Ty przekażesz go prawidłowo z przepisami kodeksu pracy.

Podczas tworzenia grafików pracy pozostaw sobie także margines bezpieczeństwa w postaci około 5-10% godzin zapasu. Pozwoli Ci to lepiej opanować wyzwania związane z niespodziewaną absencją członka załogi czy dodatkowymi rezerwacjami. Dzięki niemu w takich sytuacjach będziesz mógł lepiej zarządzać swoim zespołem w Twojej firmie.

Narzędzia i aplikacje wspierające planowanie harmonogramu czasu pracy

Kiedy planujesz rozkład czasu pracy pracowników klasyczne metody, takie jak kartka papieru czy Excel sprzyjają popełnianiu błędów, a do tego mogą być nieefektywne przy większych zespołach. Alternatywą dla nich są specjalne programy do układania grafiku przeznaczone dla branży gastronomicznej.

Ich zaletą jest to, że pozwalają szybko zrobić grafik i eliminują ryzyko popełnienia najczęstszych błędów, które negatywnie wpływają na utrzymanie ciągłości pracy restauracji. Do tego udostępniają również dla pracowników harmonogram pracy online.

Zaliczają się do nich między innymi:

• 7shifts – narzędzie, które działa w pełni automatycznie, generując harmonogram pracy na podstawie dostępności pracowników z uwzględnieniem ich dni wolnych ujętych w planie urlopowym. Do tego pozwala na monitorowanie w czasie rzeczywistym obecności personelu.
• Kadromierz – narzędzie typu kombajn do układania grafików zgodnych z przepisami i przyjętym budżetem lokalu. Pozwala również na rozliczanie czasu pracy i monitorowanie go.
• Planday – zaawansowana platforma, za pomocą której można szybko zrobić grafik pracy, umożliwiającą również rozliczanie wynagrodzeń poprzez integrację z zewnętrznymi systemami.

Jak utrzymać porządek i motywację dzięki dobremu grafikowi?

Regularność, przewidywalność i sprawiedliwość to trzy filary, jeśli chodzi o układanie grafiku pracy, który pomoże Ci skutecznie zarządzać zespołem.

Personel w Twojej firmie, znając harmonogram swoich zmian z wyprzedzeniem, będzie w stanie lepiej planować swoje życie prywatne. To z kolei przełoży się na większe zaangażowanie każdego pracownika oraz mniejszą liczbę nieprzewidzianych zwolnień lekarskich czy innych nieobecności.

Sprawiedliwy rozkład czasu pracy w weekendy i dni świąteczne zmniejszy z kolei napięcia. Pomoże Ci również zapobiec wypaleniu zawodowemu u pracowników.

Pamiętaj jednak, że nawet najlepsze podejście do układania grafiku pracy nie zastąpi komunikacji. Dlatego regularnie spotykaj się z pracownikami. Dzięki temu będą oni mieli okazję zgłaszać Ci problemy czy nieprzewidziane sytuacje mogące mieć wpływ na to, jak powinien wyglądać ich harmonogram czasu pracy.

Długofalowe korzyści z dobrze zaprojektowanego grafiku pracy

Efektywne harmonogramy uwzględniające godziny pracy pracowników mogą przełożyć się na konkretne korzyści dla Twojej restauracji. Zwłaszcza, jeśli zastosujesz do ich tworzenia systemy cyfrowe. W takim przypadku możesz zredukować koszty wynikające z absencji pracowników nawet o 30%.

Oprócz tego dobrze zaplanowany harmonogram czasu pracy:

• zmniejsza liczbę nadgodzin przypadających na dany okres rozliczeniowy i pozwala na minimalizację związanych z tym kosztów, co przekłada się na lepszą rentowność lokalu,
• pozwala lepiej zarządzać zasobami ludzkimi, dzięki czemu zespół pracuje efektywniej, zapewniając lepszą jakość obsługi gości restauracyjnych,
• da Ci możliwość skupienia się na prowadzeniu i rozwijaniu biznesu, zamiast gaszeniu codziennych pożarów wynikających z braków kadrowych.

Podsumowanie

Teraz już wiesz, jak zrobić grafik w restauracji, który będzie nie tylko zestawieniem godzin, w jakich mają stawić się do pracy Twoi pracownicy. Dzięki naszym poradom możesz w prosty sposób sprawić, że stanie się on skutecznym narzędziem polepszającym codzienne funkcjonowanie Twojego lokalu, motywację zespołu i satysfakcję gości.

Jeśli szukasz innych rozwiązań, które wspierają efektywne prowadzenie restauracji, odwiedź sklepTechnica. Znajdziesz w nim nie tylko profesjonalny sprzęt gastronomiczny, ale również pełną obsługę posprzedażową – od części zamiennych po serwis pogwarancyjny. Dodatkowo Technica oferuje również usługi projektowe, które pozwolą Ci dopasować wyposażenie lokalu do Twoich potrzeb!

Źródła:

1. Digital Tools Transform Absence Cost ROI - myshyft.com
2. https://altametrics.com/blog/how-technology-can-improve-employee-management-in-restaurants/